Organizarea biroului este un proces continuu. Sunt totusi cativa pasi preliminari pe care trebuie sa ii urmezi ca sa poti sa iti desfasori activitatea intr-un cadru adecvat pe care sa il mentii si sa il imbunatatesti pe parcurs. Iata ce ai de facut.
1. Scapa de ce e inutil
Aduna toate lucrurile care nu iti folosesc sau pe care nu le mai vrei si arunca-le. Tot ce n-ai mai folosit de luni de zile si nu stii cand si daca vei mai folosi trebuie sa dispara din birou, fie ca sunt piese de mobilier, echipamente sau materiale de lucru. Plantele sau obiectele decorative care stau acoperite de praf pentru ca nu le bagi de seama nu au ce cauta acolo.
2. Delimiteaza zonele de lucru
Gandeste-te cum vei folosi fiecare parte a camerei. Trebuie sa distingi intre spatiul de lucru, unde iti amplasezi biroul, locul in care tii documentele pe care le consulti in mod curent, arhiva si locul in care iti depozitezi materialele de birou necesare.
3. Asaza fiecare lucru la locul lui
Selecteaza atent ce trebuie sa ai la birou in cantitatea potrivita. Nu lasa pe birou instrumente precum agrafele, capsatorul sau cutter-ul, locul lor e intr-un sertar.
Aranjeaza hartiile la care lucrezi si materialele de documentare astfel incat sa le identifici si sa le accesezi usor.
Sorteaza hartiile pentru arhiva si asaza-le corespunzator in cutii de arhivare.
Depoziteaza materialele de birou cu o logica: plicurile cu timbrele, agende cu post-it-uri etc. Pune etichete pe cutii, sertare si oriunde mai e nevoie ca sa gasesti imediat ce-ti trebuie.
4. Scapa periodic de hartiile care nu iti mai trebuie
Facand ordine, ai adunat probabil si un teanc de hartii de care nu mai ai nevoie, fie pentru ca ai arhivat digital intre timp materialele respective, fie pentru ca sunt pur si simplu depasite. Foloseste distrugatorul de documente si trimite bucatile de hartie la reciclat. Fa asta constant pentru a nu aglomera nici spatiul de lucru, nici arhiva inutil.
5. Pastreaza ordinea
Procesul de sortare a hartiilor si corespondentei trebuie sa inceapa inca de cand ajung pe biroul tau. Asaza acolo tavi ca sa ai separat plicurile si hartiile despre care nu stii ce contin, cele pe care te-ai uitat si de care urmeaza sa te ocupi si materialele finalizate pe care le ai de predat.
Surse: lifehack.org, inc.com
Sursa foto: Flickr/ Peta Hopkins
Daca ti-a placut acest articol, te asteptam sa intri in comunitatea de cititori de pe pagina noastra de Facebook, printr-un Like mai jos:
